Richtlinie zur Datenaufbewahrung

2.1 Das vorrangige Ziel dieser Richtlinie besteht darin, Grenzen für die Aufbewahrung personenbezogener Daten festzulegen und dafür zu sorgen, dass diese Beschränkungen sowie weitere Löschungsrechte der betroffenen Personen eingehalten werden. Durch diese Richtlinie soll außerdem sichergestellt werden, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen und den Rechten der betroffenen Personen im Rahmen der DSGVO in vollem Umfang nachkommt.

2.2 Neben der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung sollen durch diese Richtlinie auch die Geschwindigkeit und Effizienz der Datenverwaltung verbessert werden, indem sichergestellt wird, dass nicht zu viele Daten von der Gesellschaft gespeichert werden.

3.1 Diese Richtlinie gilt für alle persönlichen Daten, die von der Firma und von Datenverarbeitern von Dritten gespeichert werden, die personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeiten.

3.2 Persönliche Daten, wie sie vom Unternehmen gespeichert werden, werden auf folgende Arten und an folgenden Orten gespeichert:

1. Die Server des Unternehmens befinden sich in den Geschäftsräumen des Unternehmens in Block 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
2. Server von Drittanbietern, die in unserem Auftrag betrieben werden;
3. Die Computer des Unternehmens befinden sich ständig in den Geschäftsräumen des Unternehmens in der Einheit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
4. Laptop-Computer und andere mobile Geräte, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt;
5. Computer und mobile Geräte von Mitarbeitern, Agenten und Subunternehmern, die gemäß der Bring Your Own Device ("BYOD") - Richtlinie des Unternehmens verwendet werden;
6. Physische Aufzeichnungen, die in den Geschäftsräumen des Unternehmens in Block 17, IO Centre, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ, gespeichert sind.

Alle personenbezogenen Daten, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, werden gemäß den Anforderungen der DSGVO und der Rechte der betroffenen Personen gemäß den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens behandelt.

4.1. Die betroffenen Personen werden vollständig über ihre Rechte, über die persönlichen Daten, die das Unternehmen über sie besitzt, darüber informiert, wie diese personenbezogenen Daten verwendet werden, und darüber, wie lange diese personenbezogenen Daten aufbewahrt werden (oder, wenn keine feste Aufbewahrungsfrist festgelegt werden kann). die Kriterien, nach denen die Aufbewahrung der Daten bestimmt wird).

4.2 Die betroffenen Personen erhalten die Kontrolle über ihre persönlichen Daten, die das Unternehmen besitzt, einschließlich des Rechts auf Berichtigung falscher Daten, das Recht, die Löschung oder anderweitige Entsorgung ihrer persönlichen Daten zu verlangen (ungeachtet der Aufbewahrungsfristen, die anderweitig in dieser Datenspeicherungspolitik festgelegt sind). das Recht, die Nutzung personenbezogener Daten durch das Unternehmen einzuschränken, sowie weitere Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profilerstellung.

Nach Ablauf der Datenhaltefristen, die in Teil 6 dieser Richtlinie aufgeführt sind, oder wenn eine betroffene Person von ihrem Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten Gebrauch macht, werden personenbezogene Daten wie folgt gelöscht, vernichtet oder anderweitig entsorgt:

5.1 Auf elektronischem Weg gespeicherte personenbezogene Daten (einschließlich aller Sicherungen davon) werden gelöscht;

5.2 Persönliche Daten, die in Papierform gespeichert sind, müssen geschreddert werden.

6.1 Wie oben erwähnt, und wie gesetzlich vorgeschrieben, darf das Unternehmen keine persönlichen Daten länger aufbewahren, als dies für den / die Zweck (e) erforderlich ist, für die diese Daten erhoben, aufbewahrt und verarbeitet werden.

6.2 Verschiedene Arten personenbezogener Daten, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden, werden notwendigerweise für verschiedene Zeiträume aufbewahrt (und ihre Aufbewahrung wird regelmäßig überprüft), wie nachstehend dargelegt.

6.3 Bei der Erstellung und / oder Überprüfung von Aufbewahrungsfristen ist Folgendes zu berücksichtigen:

1. Die Ziele und Anforderungen des Unternehmens;
2. Die Art der personenbezogenen Daten;
3. Die Zwecke, für die die fraglichen Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden;
4. Die Rechtsgrundlage des Unternehmens für das Sammeln, Halten und Verarbeiten dieser Daten;
5. Die Kategorie (n) der Daten, auf die sich die Daten beziehen.

6.4 Kann für eine bestimmte Art von Daten keine genaue Aufbewahrungsfrist festgelegt werden, werden Kriterien festgelegt, nach denen die Aufbewahrung der Daten bestimmt wird, um sicherzustellen, dass die fraglichen Daten und die Aufbewahrung dieser Daten regelmäßig überprüft werden können gegen diese Kriterien.

6.5 Ungeachtet der folgenden festgelegten Aufbewahrungsfristen können bestimmte personenbezogene Daten vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht oder auf andere Weise entsorgt werden, wenn innerhalb des Unternehmens eine Entscheidung dazu getroffen wird (ob auf Ersuchen einer betroffenen Person oder Andernfalls).

7.1 Der Datenschutzbeauftragte ist verantwortlich für die Überwachung der Umsetzung dieser Richtlinie und für die Überwachung der Einhaltung dieser Richtlinie, der anderen datenschutzrelevanten Richtlinien des Unternehmens (einschließlich, aber nicht beschränkt auf deren Datenschutzrichtlinie) und der Datenschutz-Grundverordnung und andere anwendbare Datenschutzgesetze.

7.2 Der Datenschutzbeauftragte ist direkt dafür verantwortlich, dass die oben genannten Datenspeicherfristen im gesamten Unternehmen eingehalten werden.

7.3Alle Fragen bezüglich dieser Richtlinie, der Aufbewahrung personenbezogener Daten oder anderer Aspekte der Einhaltung der DSGVO sollten an die Datenschutzleitung verwiesen werden.

Diese Richtlinie gilt ab dem 25. Mai 2018. Kein Teil dieser Richtlinie hat eine Rückwirkung und gilt daher nur für Ereignisse, die an oder nach diesem Datum eintreten.